Tính toán nguồn nhân lực và tài chính cần thiết

Các nguyên tắc tính toán nguồn lực

Phương pháp tính toán hoặc ước tính nguồn nhân lực và tài chính cần thiết để thực hiện một Dự án tiêu chuẩn hóa quốc gia (NSP) dựa trên các giả định về nhu cầu nguồn lực trung bình cho 5 loại Dự án tiêu chuẩn hóa quốc gia khác nhau như đã giới thiệu ở Phần 4 của chuyên đề này.

Về nguyên tắc,ươngphápluậnchiếnlượctiêuchuẩnhóaquốnew zealand central league cần có hai nguồn lực khác nhau: Nguồn lực dành cho nhân viên của cơ quan tiêu chuẩn quốc gia (NSB) để điều hành và quản lý các Dự án tiêu chuẩn hóa quốc gia và nguồn lực dành cho những người tham gia đóng góp cho các dự án từ bên ngoài NSB (thường được gọi là “chuyên gia”).

Trọng tâm của việc tính toán là các nguồn lực do NSB yêu cầu hoặc do các tổ chức khác thực hiện công việc xây dựng tiêu chuẩn thay mặt cho NSB yêu cầu.

Kiến thức để xây dựng các tiêu chuẩn đến từ các chuyên gia về chủ đề tiêu chuẩn. Tuy nhiên, qui định về thời gian và nguồn tài chính cho sự tham gia của họ có sự khác biệt đáng kể giữa các quốc gia và nguồn tài chính thường bao gồm từ nguồn tự trang trải (của chính các cá nhân), tài trợ của các tổ chức mà họ liên kết (các công ty hoặc tổ chức của họ) cho đến các khoản trợ cấp do các cơ quan chính phủ chi trả hoặc thông qua các quỹ do chính phủ cung cấp cho NSB.

Do những khác biệt này, phương pháp tiếp cận đến tính toán nguồn lực trong khuôn khổ bài viết này  chỉ giới hạn trong việc tính toán nguồn nhân lực và tài chính mà NSB cần cho nhân viên của mình để quản lý các Dự án tiêu chuẩn hóa. Rõ ràng là, ngoài các nguồn lực cần thiết cho việc xây dựng các tiêu chuẩn, NSB cũng cần các nguồn lực cho các hoạt động khác mà không được xem xét ở đây.

Tính toán nguồn nhân lực

Mục này mô tả việc tính toán các vai trò dự án đối với nhân viên của NSB trong các Dự án tiêu chuẩn  hóa quốc gia. Để xác định nhu cầu về nguồn lực, cần có sự phân biệt giữa 3 vai trò dự án do nhân viên NSB đảm nhận sau đây. Trong trường hợp công việc tiêu chuẩn hóa được thực hiện bởi các tổ chức khác ngoài NSB, nhưng nhân danh NSB, chúng ta đơn giản có thể coi các nhân viên tương ứng của tổ chức này là “nhân viên NSB” do  áp dụng các nguyên tắc tương tự đối với việc tính toán nguồn lực.

Mỗi người trong số họ có một trình độ chuyên môn khác nhau và thực hiện một vai trò khác nhau trong các Dự án tiêu chuẩn hóa, cụ thể: Cán bộ kỹ thuật (TO): Vai trò này thường được đảm nhận bởi một nhân viên NSB có năng lực kỹ thuật hoặc năng lực khác trong lĩnh vực của chủ đề tiêu chuẩn. TO cũng thường thực hiện vai trò thư ký của một Ban kỹ thuật tiêu chuẩn quốc gia; Biên tập viên / Biên dịch (ED / TR hoặc ED): Vai trò này yêu cầu nhân viên NSB có năng lực viết hoặc biên tập các tiêu chuẩn và có thể có các kỹ năng ngôn ngữ cần thiết để dịch một tiêu chuẩn đã được thông qua; Nhân viên thư ký (SECR): Vai trò này được thực hiện chủ yếu bởi các nhân viên hỗ trợ hành chính tham gia vào các dịch vụ hỗ trợ hành chính và hậu cần.

Các vai trò dự án có thể không phải lúc nào cũng được thực hiện bởi những người khác nhau. Thông thường TO chịu trách nhiệm về tất cả các hoạt động trong một dự án, từ công việc kỹ thuật, tổ chức các cuộc họp, cũng như tất cả các nhiệm vụ hậu cần khác.

Đối với mỗi loại/kiểu Dự án tiêu chuẩn hóa quốc gia, chúng ta cần xác định các hoạt động mặc định, thời hạn mặc định (tính theo ngày làm việc) cho mỗi hoạt động, cùng với tần suất mà các hoạt động này thường xảy ra trong suốt thời gian tồn tại của một dự án. Nếu những thời gian mặc định này và / hoặc tần suất của chúng không áp dụng ở một quốc gia hoặc NSB cụ thể, thì chúng phải được điều chỉnh để phản ánh - trong phạm vi có thể - một cách thực tế các điều kiện ở một quốc gia hoặc NSB.

Trước khi tham gia vào bất kỳ hình thức tính toán nào, nên phân tích một số Dự án tiêu chuẩn hóa quốc gia khác nhau để xác định một cách thực tế các hoạt động xảy ra trong một dự án, thời gian trung bình cần thiết cho mỗi dự án và tần suất xảy ra các hoạt động này.  Không cần thiết và không nên cố gắng tính toán cho mọi hoạt động, nhưng cần tập trung vào các hoạt động chính xảy ra trong tất cả hoặc hầu hết các dự án, thời hạn trung bình của chúng và tần suất trung bình mà chúng xảy ra.

Các hoạt động chính thường bao gồm: Phân tích và chuẩn bị tài liệu; Gửi tài liệu đến các thành viên của Ban kỹ thuật tiêu chuẩn (BKT) hoặc nhóm công tác (WG); Tổ chức cuộc họp chuyên đề; Tiến hành cuộc họp chuyên đề; Chuẩn bị các báo cáo cuộc họp chuyên đề; Tổ chức qúa trình biểu quyết (thông qua) dự thảo tiêu chuẩn; Quản lý Dự án tiêu chuẩn hóa

Tính toán nguồn lực

Nguyên tắc tính toán nguồn lực dựa trên các loại hoạt động của dự án. Chúng ta có thể bắt đầu với việc xác định các hoạt động chính của dự án, xác định các cá nhân (“vai trò dự án”) thực hiện các hoạt động này, phân tích khối lượng công việc theo số ngày làm việc cần thiết để thực hiện các hoạt động này và tần suất thực hiện các hoạt động này trong quá trình của một dự án trung bình.

Điều quan trọng cần hiểu là khối lượng công việc cho các loại dự án khác nhau là không giống nhau và khối lượng công việc, được đo bằng ngày làm việc, cho mỗi loại/kiểu dự án và mỗi vai trò dự án là khác nhau giữa các loại/kiểu dự án khác nhau. Do trình độ của TO và ED / TR cao hơn trình độ của nhân viên hành chính, nên có thể các khó khăn về nguồn nhân lực có nguyên nhân chủ yếu là do hạn chế về sự sẵn có của nhân viên có trình độ cao hơn.

Các hoạt động mặc định và khối lượng công việc mặc định cho mỗi loại/kiểu Dự án tiêu chuẩn hóa quốc gia.

Các sơ đồ minh họa dưới đây mô tả một cách tổng quát về các hoạt động mặc định và khung thời gian của chúng. Điều quan trọng là tất cả các hoạt động được liệt kê (“Nhiệm vụ xây dựng tiêu chuẩn”) và thời gian trung bình giả định để hoàn thành chúng (“Thời gian làm việc”, tính theo số ngày làm việc) phải được xem xét nghiêm túc và, nếu thích hợp, được sửa đổi để chúng phản ánh tình trạng của một quốc gia và / hoặc một NSB.

Hình 1: Trường hợp Dự án tiêu chuẩn hóa quốc gia loại/kiểu 1 [“chấp nhận”]

Hình 2: Trường hợp Dự án tiêu chuẩn hóa quốc gia loại/kiểu 2 [“Đánh giá để chấp nhận”]

Hình 3: Trường hợp Dự án tiêu chuẩn hóa quốc gia loại/kiểu 3 [“Tham gia tích cực”]

Hình 4: Trường hợp Dự án tiêu chuẩn hóa quốc gia loại/kiểu 4 [“Theo dõi”]

Hình 5: Trường hợp Dự án tiêu chuẩn hóa quốc gia loại/kiểu 5 [“Xây dựng quốc gia”]

Công cụ bảng tính “Calc_03_Tính toán các nguồn lực yêu cầu” của ISO

Tổ chức Tiêu chuẩn quốc tế ISO đã giới thiệu Công cụ bảng tính có tên là “Calc_03_Calculation of required resources” để tính toán các nguồn lực cần thiết. Công cụ này, sử dụng Microsoft Excel, bao gồm 11 bảng tính khác nhau, được sử dụng để tính toán các khía cạnh khác nhau của các yêu cầu đối với cả nguồn nhân lực và tài chính. Có thể tham khảo hướng dẫn chi tiết cho công cụ bảng tính này tại Phụ lục 4 của cuốn “National Standardization Strategies” do ISO ban hành năm 2020.

Khi tham khảo tài liệu này, cần lưu ý rằng việc sử dụng công cụ bảng tính này là tùy chọn vì phương pháp được áp dụng để tính toán các nguồn lực cho kế hoạch tiêu chuẩn hóa như được mô tả trong mục này không dựa vào công cụ này.

Lập kế hoạch cho các Dự án tiêu chuẩn hóa quốc gia-Những nguyên tắc chung

Điều quan trọng là phải nhận thức được khối lượng công việc từ kế hoạch tiêu chuẩn và lập kế hoạch cho các Dự án tiêu chuẩn hóa theo cách đảm bảo các nguồn lực sẵn có được sử dụng tối ưu trong suốt thời gian của kế hoạch. Việc này thường kéo dài ba năm.

Hình 6 dưới đây cho thấy kết quả của việc bắt đầu cùng một lúc tất cả các dự án trong kế hoạch tiêu chuẩn hóa: Kết quả là khối lượng công việc nặng nề khi bắt đầu thực hiện kế hoạch và, giả sử công việc có thể được hoàn thành theo kế hoạch, thì sẽ tạo ra sự dư thừa nguồn lực chưa được sử dụng cho phần sau của kế hoạch. Trong thực tế, việc thực hiện kế hoạch tiêu chuẩn hóa dường như sẽ gặp khó khăn do  quá nhiều nguồn lực bị ràng buộc trong quá nhiều dự án.

Hình 6: : Bắt đầu đồng thời tất cả các dự án trong kế hoạch tiêu chuẩn hóa

Vì lý do này, nên cố gắng phân bổ đều các dự án trong khoảng thời gian của kế hoạch, để các nguồn lực đã được sử dụng trong các dự án nhất định có thể sử dụng trở lại sau khi các dự án này đã hoàn thành. Cách tiếp cận theo giai đoạn để lập kế hoạch dự án được thể hiện trong Hình 7.

Hình 7. Bắt đầu so le các dự án trong kế hoạch tiêu chuẩn hóa

Quyết định khi nào các dự án nên bắt đầu phụ thuộc chủ yếu vào hai yếu tố: Tầm quan trọng của một dự án, với các dự án quan trọng hơn được đưa vào một cụm dự án trước đó; Sự sẵn có của các nguồn lực chủ chốt: nếu các chuyên gia chủ chốt không có mặt tại ngày bắt đầu ưu tiên cho một dự án nhưng có thể có mặt sau này, có thể tốt hơn nếu phân bổ dự án vào cụm 2 hoặc thậm chí có thể là cụm 3.

Dưới đây là một ví dụ về việc phân bổ nguồn nhân lực theo lĩnh vực cho việc thực hiện các Dự án tiêu chuẩn hóa

Bảng 1: Phân bổ các dự án chuẩn quốc gia trong thời gian ba năm của kế hoạch tiêu chuẩn hóa (nguồn từ Chiến lược TCHQG của SARM - Armenia)

Cấu trúc của tài liệu chiến lược

Nguyên tắc chung

Có nhiều định dạng được chấp nhận để trình bày chiến lược tiêu chuẩn hóa và NSB có thể quyết định sử dụng định dạng nào. Một chiến lược cũng có thể tồn tại ở các phiên bản khác nhau, chẳng hạn như tài liệu đầy đủ chủ yếu để sử dụng nội bộ với mức độ chi tiết đáng kể, cũng như phiên bản rút gọn, chủ yếu phục vụ cho mục đích truyền thông và nâng cao nhận thức.

Thông thường, một tài liệu chiến lược sẽ giới thiệu NSB và mô tả các mục tiêu của tiêu chuẩn hóa nói chung. Sau đó, nó sẽ giải thích quá trình mà qua đó chiến lược đã được xây dựng và đi đến một danh sách các lĩnh vực và chủ đề ưu tiên quốc gia. Sau đó, nó sẽ giải thích những đóng góp mong đợi từ việc tiêu chuẩn hóa để giúp giải quyết những ưu tiên này.

Như đã nêu ở các phần trước, chiến lược tiêu chuẩn hóa có thể bao gồm một kế hoạch tiêu chuẩn hóa trình bầy dưới dạng một danh sách các Dự án tiêu chuẩn hóa quốc gia riêng lẻ đã được xác định và đồng ý để thực hiện chiến lược, bao gồm thông tin về khung thời gian và các nguồn lực cần thiết để thực hiện kế hoạch.

Một chiến lược tiêu chuẩn hóa có thể bao gồm chi tiết quan trọng. Vì lý do này, việc xây dựng một “kế hoạch truyền thông” ngắn hơn, là  rất hữu ích để giải thích các mục tiêu của chiến lược và các chương trình chủ chốt được hoạch định để thực hiện chiến lược.

Mô hình cho cấu trúc của chiến lược tiêu chuẩn hóa quốc gia

Sau đây là mô hình về cấu trúc khả thi của một tài liệu Chiến lược TCHQG: Giới thiệu; Vai trò của NSB trong nước và những lợi ích chính mong đợi từ việc tiêu chuẩn hóa; Cơ sở lý luận và quy trình xây dựng chiến lược TCH, hiệu lực về thời gian của chiến lược và cách tiếp cận để cập nhật nó; Các lĩnh vực ưu tiên quốc gia và các chủ đề ưu tiên đã được xác định; Mô tả cách tiêu chuẩn hóa có thể mang lại lợi ích cho những ưu tiên này; Kế hoạch tiêu chuẩn hóa quốc gia (NSP) với danh sách các Dự án tiêu chuẩn hóa quốc gia, các loại/kiểu dự án, khung thời gian và cơ quan chịu trách nhiệm thực hiện; Các nguồn lực mà NSB cần có để thực hiện kế hoạch tiêu chuẩn hóa quốc gia (NSP)

Tuy nhiên, có những khả năng khác để cấu trúc một tài liệu chiến lược như vậy và mô hình trên chỉ đại diện cho một lựa chọn.

Như vậy, với Phần 5 này chúng ta đã kết thúc các nội dung trao đổi về một số vấn đề phương pháp luận chung trong xây dựng chiến lược TCHQG. Đây là phần quan trọng đầu tiên khi chúng ta cần làm rõ để tiếp cận xây dựng chiến lược TCHQG.

Tuy nhiên, việc nắm bắt nội dung sâu hơn về các khía cạnh cụ thể, kỹ năng và kinh nghiệm thực tế trong xây dựng chiến lược TCHQG sẽ là điều quan trọng tiếp theo cần được trao đổi làm rõ phục vụ cho việc thực hiện xây dựng chiến lược TCHQG tại NSB. Những khía cạnh cụ thể này có thể bao gồm, ví dụ như: vấn đề sắp xếp các ưu tiên quốc gia cho tiêu chuẩn, tổng hợp các thông tin từ các nguồn dữ liệu khác nhau, xử lý những dữ liệu bị mất hoặc chưa hoàn thiện, xác định các kiểu loại bổ sung cho các Dự án tiêu chuẩn hóa, giới thiệu về kế hoạch tiêu chuẩn hóa quốc gia và cập nhật chiến lược tiêu chuẩn hóa v.v..  Việc tìm hiểu một số ví dụ về các chiến lược TCHQG khác nhau và các công cụ hỗ trợ cho xây dựng chiến lược cũng là những nội dung quan trọng cần được quan tâm.

(责任编辑：Nhà cái uy tín)