Ngày 29 Tết năm 2004, tôi vừa hoàn tất mọi công việc với nhà phân phối ở Thanh Hóa. Việc trả lương thưởng cho nhân viên cũng đã xong, báo cáo cuối cùng đã gửi.

Tôi ngồi một mình trong một quán cà phê duy nhất còn mở ở gần công an thành phố, cạnh một ngã tư khá lớn. Đó là quán duy nhất hồi đó ở thành phố Thanh Hoá bán xúc xích. Tôi ngồi ăn và mở máy ra, ghi lại vài dòng về những suy nghĩ, hình dung của mình cả về quá khứ, hiện tại và tương lai.

Lần này, việc rút kinh nghiệm còn quan trọng hơn nữa vì tôi đã quyết tâm dừng việc tại công ty đó để ra làm riêng. Tâm trạng khá thoải mái, tôi ghi ra hết những gì mình đã rút thành kinh nghiệm và mong đợi của tôi về tương lai.

Việc này tôi làm khá dễ vì đây vốn là một tập quán được rèn luyện thành phản xạ khi tôi làm việc tại các công ty lớn. Chúng tôi làm điều này hàng ngày, hàng tuần chứ không phải có việc mới làm.

Với một công ty có chủ trương “promote from within” (thăng cấp lên từ bên trong), đặc biệt với đội ngũ bán hàng (đội sales), việcrút kinh nghiệmlà vô cùng quan trọng.

Với sales, hễ cứ bán xong một cửa hàng, gặp xong một khách hàng là chúng tôi, những người quản lý đi theo phải đặt câu hỏi để họ rút kinh nghiệm từ cuộc bán hàng vừa xong. 

Với chính mình, việc đó phải được chúng tôi tiến hành, chuẩn bị sẵn cùng cả số liệu cũng như nhận định chủ quan của chúng tôi, trước khi diễn ra cuộc họp với sếp. 

Đơn giản vì sales còn có thể dùng quy trình để ép cho phải làm, còn với những người muốn lên chức quản lý hoặc cấp cao hơn thì phải là người chủ động, tự thân ngay từ đầu.

Việc này cũng không phân biệt ngay cả với các sếp lớn nhất. Dù họ không viết ra giấy nhưng họ cũng rút kinh nghiệm theo kiểu rất nhanh và hiệu quả để có thể chỉnh sửa ngay.

Nhưng lưu ý, rút kinh nghiệm không phải là tự nhận lỗi về mình, không phải hễ thấy lỗi ở chỗ nào là nhận chỗ đó, rồi đấm ngực, kêu than vài câu và đi chỉnh!

Do tất cả mọi việc chúng tôi làm vốn dĩ đã được quy trình hóa từ ngày đầu tiên khi nhận việc ở cấp thấp nhất, rút kinh nghiệm là chúng tôi làm theo một format đúng chuẩn mà theo đó chúng tôi được đánh giá.

Ví dụ, với sales là khả năng thực hiện quy trình bán hàng 7 bước trong đúng thời gian quy định của công ty, phải làm sao đạt đúng doanh số trung bình đơn hàng với số các sản phẩm theo chuẩn. Với quản lý thì đó là làm gì và như thế nào để số sales dưới quyền đạt chuẩn 80% trở lên, số nhân sự được thăng chức trong kỳ, số cửa hàng mới “giành giật” được từ phía đối thủ theo đúng chỉ tiêu đã được giao.

Điều này khác biệt hẳn với cách rút kinh nghiệm ở nhiều công ty vừa và nhỏ khi không có chuẩn về nhân sự ở từng cấp. Khi không có chuẩn, nếu được bảo phải rút kinh nghiệm thì có khi sales sẽ nói mình phải rèn luyện kỹ năng lãnh đạo nhiều hơn, quản lý thì lại ghi trong đó rằng mình cần học thêm kỹ năng bán hàng,…

Do không có chuẩn, dẫu cho sau đó đội ngũ theo yêu cầu của công ty làm ra một bản kế hoạch hoành tráng, chi tiết tới từng tuần để chỉnh sửa tình hình thì cuối cùng bản kế hoạch lại không bám sát vào công việc thực tế nhiệm vụ hàng ngày của họ và vì vậy không đi tới đâu.

Chưa kể tới chuyện kỳ đánh giá tại các công ty vừa và nhỏ thường theo quý và năm. Mỗi kỳ đánh giá lại có một chuẩn khác nhau vì mọi người cho rằng cần phải thay đổi để tạo sự mới lạ.

Như vậy, có thể thấy, cần khá nhiều thứ đúng theo cách làm của “dân chuyên nghiệp” để rút kinh nghiệm thay vid hứng lên là làm. Đầu tiên là mô tả công việc rõ ràng, chi tiết, cụ thể gắn với từng vị trí trong đội sales. Tiêu chuẩn của từng vị trí đó phải được lượng hóa thành các chỉ số vì những chỉ số đó phản ánh năng lực của sales so với những người cùng địa bàn nói chung để từ đó rút kinh nghiệm.

Việc rút kinh nghiệm phải được thực hiện định kỳ, tối thiểu theo tuần, nếu không phải là theo ngày để biết được nhận định đưa ra là sai hay đúng.

Chúng ta cố tỏ ra khách quan về người khác, nhưng ngược lại, luôn rất chủ quan với chính bản thân mình. Phải sau nhiều lần rút kinh nghiệm liên tục rồi chỉnh sửa và lại thấy lặp lại cùng một lỗi, chỉnh lại và nhờ cả quản lý rà soát, người bán hàng mới hiểu mình thực sự sai ở đâu.

Như thế, rút kinh nghiệm không thể thực hiện bởi duy nhất nhân viên sales mà là sự nhìn nhận và đánh giá nhiều lần của người nhân viên đó và quản lý.

Chỉ người ngoài mới khách quan và lạnh lùng với thành tích hay thất bại của chúng ta và giúp chúng ta hiểu được mình thực sự so với mặt bằng chung đang như thế nào.

Nói vậy không có nghĩa là cái gì cũng phải tỉ mẩn làm và phải thực hiện hàng ngày cho đến hết cuộc đời. Ngay khi sales cho thấy khả năng rút kinh nghiệm và tự nâng cấp bản thân cả trước khi quản lý hỏi đến, người đó đã sắp sửa bước vào trình của người làm quản lý. 

Đó là lý do chúng tôi đọc báo cáo của họ rất kỹ và khi báo cáo của ai không thể chê trách được gì trong khoảng 1-2 tháng, chúng tôi đã phải nghĩ tới việc nâng cấp cho người đó.

Hành động rút kinh nghiệm tới một mức nào đó sẽ tạo thành phản xạ ở người làm việc. Họ tự làm, tự rút kinh nghiệm, tự chỉnh sửa và nâng cấp bản thân. Đó là mục tiêu của mọi công ty.

Việc này không có gì lạ, vốn dĩ nó được thực hành trong mọi công việc khác mà tôi từng làm như dịch và viết báo. Cả hai nghề đó cùng yêu cầu chúng tôi phải xem lại những gì mình đã làm, nhiều tới mức mà sau này nó hình thành phản xạ là trong cùng lúc tiến hành công việc thì tâm trí như tách ra thành hai. Một tập trung vào làm việc, một còn lại tập trung vào rà soát, xem sai ở đâu và chỉnh sửa ngay trong lúc làm.

Một lần tôi ngồi cùng anh Hoàng Nam Tiến, Chủ tịch FPT Telecom, nghe anh ấy kể về vụ mấy ông sếp đi chào hàng cho một đối tác lớn của Đức. Sau khi trình bày với họ, ra quán cà phê, anh Trương Gia Bình, Chủ tịch FPT còn quay sang hỏi anh Tiến: “Mày thấy anh nói được không?” ông Tiến trả lời “Anh nói sai bỏ mẹ ra, chỗ này nó phải… chỗ kia đáng ra…”. Ông Bình gật gù “Ừ tao có hơi phiêu thật”!

Chuyện nghe bỗ bã nhưng nó thể hiện rõ ràng một sự nghiêm túc cẩn trọng trong làm việc. Thà là chúng ta sai và nhận ra sai chỗ nào, cụ thể ra sao còn hơn là kệ bất chấp tất cả để giữ tự ái cá nhân mà công việc thì hỏng vẫn hỏng.

Sau cùng, khi đã rút kinh nghiêm nhiều lần cũng có nghĩa chúng ta đã quá quen với thành công hay thất bại. Những thứ đó không thể nào dìm hay nâng cảm xúc chúng ta một cách quá đáng.

Vừa hoàn tất một chiến dịch, người chiến binh không mất thời gian để ngâm nga thành công của mình quá lâu mà đã sẵn sàng mũ giáp cho trận chiến tiếp theo. Đời người rủi ro đầy rẫy, chiến tắng 100% là trường hợp cực kỳ hiếm, nên thành công nhiều hơn thất bại đã được coi là thành công rồi! Giữ tinh thần ổn định và không bị cuốn theo sự việc dù theo cách quá tích cực hay tiêu cực là đặc thù của người làm việc chuyên nghiệp.

Người chuyên nghiệp thành cônglà do sức mạnh từ trong ra chứ không phải chờ tới lúc thị trường, bối cảnh đi theo đúng ý mình thì mới mạnh!

Link bài gốc