Nhà sử học, giáo sư Kevin Kruse từ Đại học Princeton đã thực hiện nhiều cuộc phỏng vấn quy mô để tìm hiểu bí mật của 200 người thành côngbậc nhất thế giới, bao gồm 7 tỷ phú, 13 vận động viên Olympic và các chủ doanh nghiệptài giỏi. 

Một trong những câu hỏi yêu thích mà giáo sư Kruse đặt ra: “Bạn có bí mật gì để tăng năng suất làm việc?”. Và đây là 13 câu trả lời gây ấn tượng đặc biệt với Kruse.

1. Người thành công luôn tập trung đến từng phút, không phải từng giờ

Hầu hết chúng ta chia quỹ thời gian của mình ra từng 30 phút, một giờ. Tuy nhiên, những người thành công nhất biết họ có chính xác 1.440 phút mỗi ngày và vô cùng quý trọng nó. Tiền bạc có thể kiếm lại, nhưng thời gian đã qua thì không thể khứ hồi. 

“Đến nay, tôi vẫn luôn sắp xếp thời gian biểu của mình chính xác từng phút”, nữ vận động huyền thoại Shannon Miller, người hai lần vô địch Olympic môn thể dục dụng cụ, chia sẻ.

2. Tập trung vào một thứ

Người thành công luôn xác định “nhiệm vụ quan trọng nhất” và xử lý nó trong 1-2 giờ mỗi buổi sáng, không gián đoạn.

3. Đừng viết to-do-list

Hãy bỏ qua to-do-list (danh sách các việc cần làm) mà lên kế hoạch trực tiếp trên lịch làm việc với khung thời gian rõ ràng. Bởi vì, một nghiên cứu cho thấy chỉ 41% gạch đầu dòng trên to-do-list được hoàn thành. 

Trong khi đó, những đầu việc dở dang có thể gây stress, mất ngủ do hiệu ứng tâm lý Zeigarnik. Đây là một hiệu ứng được đặt theo tên nhà tâm lý học Liên Xô Bluma Zeigarnik, cho rằng chúng ta có khuynh hướng ghi nhớ về những việc mà mình chưa hoàn tất. Vì vậy, những người làm việc hiệu quả thường sắp xếp lịch trình với mốc thời gian cụ thể và cố gắng tuân theo nó, thay vì một danh sách to-do dài “vô vọng”.

4. Chống lại sự trì hoãn bằng cách du hành thời gian

Bạn không thể tin tưởng vào phiên bản của chính mình trong tương lai. Bởi vì chúng ta luôn “không nhất quán theo thời gian” (một khái niệm kinh tế học). Ví dụ, chúng ta mua rau củ vào hôm nay và nghĩ mình sẽ ăn uống lành mạnh suốt cả tuần. Nhưng vài ngày sau, ta lại tự vứt bỏ mớ rau củ héo úa.

Người thành công hiểu rằng không nên trì hoãn công việc của hôm nay, vì nó sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến ngày mai. Thậm chí, họ còn dự đoán bản thân có thể sẽ vấp ngã ra sao trong tương lai và nghĩ ra biện pháp chuẩn bị, đề phòng.

5. Giảm thiểu họp hành

Tỷ phú Mark Cuban khẳng định không thích các buổi họp. “Đừng dự họp trừ khi đối tác đã chịu dốc hầu bao”, ông nói. Họp hành được xem là “kẻ giết thời gian hàng loạt”. Mọi người thường đến trễ, thiếu chuẩn bị, nói lòng vòng và thậm chí nhiều người chẳng cần có mặt làm gì.

Tỷ phú giàu nhất thế giới Jeff Bezoscũng “bài trừ” các buổi họp dông dài ở Amazon. Ngoài ra, ông cấm tiệt trình chiếu PowerPoint, yêu cầu nhân viên chuẩn bị các bản báo cáo trên giấy để nắm bắt thông tin đầy đủ hơn.

6. Tận dụng sổ tay

Tỷ phú Richard Branson nhiều lần khẳng định, ông đã không thể tạo nên hãng Virgin nếu thiếu đi quyển sổ tay “bất ly thân”. 

Trước Branson, ông trùm hàng hải Aristotle Onassiscũng nhấn mạnh việc luôn mang theo một quyển số. "Ghi hết mọi thứ ra giấy… Đó mới là bài học triệu đô mà trường kinh doanh không dạy bạn!”. Những người siêu thành công đã giải phóng tâm trí của họ bằng cách ghi chép ngay mọi ý tưởng lóe lên trong đầu.

7. Giao việc

Nhà quản lý tài năng sẽ không hỏi: “Tôi phải làm việc này như thế nào?”. Mà họ tự hỏi: “Việc này có thể hoàn thành ra sao?”. Hãy tránh từ “tôi” hết mức có thể. 

Những người thành công sẽ không gặp rắc rối để kiểm soát quyền lực. Họ cũng không phải là nhà quản lý vi mô, chỉ chăm chăm từng đầu việc chi tiết. Trong nhiều trường hợp, hãy giao quyền cho nhân viên cấp dưới và chỉ cần công việc “đạt chuẩn” là được. Đừng cầu toàn mọi thứ.

8. Nói “không” trong hầu hết trường hợp

Thiên tài đầu tư Warren Buffettcho rằng khác biệt giữa người thành công và người siêu thành công, chính là những người giỏi nhất luôn nói KHÔNG với gần như mọi thứ. Việc nghiêm khắc với các ý tưởng sẽ giúp bạn tập trung công sức vào những điều quan trọng nhất. Nên nhớ, bạn chỉ có 1.440 phút mỗi ngày, đừng lãng phí nó.

Việc gạt bỏ những ý tưởng chưa xuất sắc còn giúp bạn chọc lọc ra điều tâm đắc nhất. “Nếu nghe xong một thứ mà bạn không thể thốt lên ‘Chuẩn luôn’ thì tốt nhất là dẹp nó đi”, nhà quản lý quỹ James Altucher chia sẻ.

9. Giải quyết dứt điểm công việc

Có bao giờ bạn mở email, đọc các yêu cầu, rồi lại thoát ra và trì hoãn việc xử lý dứt điểm? Những người thành công nhất thì chỉ chạm vào mỗi thứ một lần. Họ có thể tốn 5 phút, 10 phút để bận tâm về email đó. Nhưng rồi họ hoàn tất công việc và bước qua những chuyện quan trọng khác. 

Điều này sẽ giúp giảm stress, tránh những việc dở dang gây “ám ảnh” tâm trí. Nó cũng tiết kiệm đáng kể thời gian do bạn không phải đọc lại email và soi xét, đánh giá nó một lần nữa.

10. Duy trì thói quen mỗi sáng

Sau khi thực hiện hơn 200 cuộc phỏng vấn, giáo sư Kevin Kruse bất ngờ nhận ra rất nhiều người thành công nhấn mạnh về lịch trình buổi sáng của họ. Họ thường uống đủ nước, ăn sáng lành mạnh, tập luyện nhẹ nhàng, nuôi dưỡng tâm trí bằng thiền hay cầu nguyện, đọc sách và cập nhật tin tức. Hãy chuẩn bị tốt nhất cho ngày mới của bạn, để sau đó làm việc năng suất nhất có thể.