Giai đoạn xác định vấn đề

Đây là giai đoạn khởi đầu của quá trình cải tiến,ểnkhaicácdựáncảitiếkq vdqg anh xác định mục tiêu mà doanh nghiệp mong muốn đạt được thông qua dự án cải tiến. Ba yếu tố cơ bản cần phải xác định được: Khách hàng của công ty là ai và họ cần gì ở chúng ta? Các yêu cầu cơ bản của khách hàng là gì? Sơ đồ quá trình hoạt động của chúng ta như thế nào? Chúng ta muốn cải tiến các chỉ số năng suất, chất lượng thêm bao nhiêu phần trăm, phạm vi của dự án liên quan đến những bộ phận hay quá trình nào? Các nguồn lực cần có là gì?

Xác định vấn đề là làm rõ vấn đề cần giải quyết, các yêu cầu và mục tiêu của từng dự án Lean. Mục tiêu của một dự án nên tập trung  vào những vấn đề then chốt liên kết với chiến lược kinh doanh của công ty và các yêu cầu của khách hàng. Tại giai đoạn bắt đầu áp dụng Lean thì nhóm dự án có thể ưu tiên lựa chọn các vấn đề cần thiết nhưng ở phạm vi quy mô vừa phải, khả thi để đảm bảo thành công và rút kinh nghiệm khi triển khai ở quy mô rộng, vấn đề phức tạp nên giải quyết trong giai đoạn sau.

Các nội dung ở bước này bao gồm: Xác định yêu cầu của khách hàng có liên quan đến dự án cải tiến. Những yêu cầu được làm rõ từ phía khách hàng được gọi là các yêu cầu cốt yếu về chất lượng (Critical to Quality - CTQs); Xác định sơ bộ về hiện trạng của vấn đề cần cải tiến; Xác định các cơ hội cải tiến; Xác định mục tiêu của dự án; Lập kế hoạch triển khai dự án; Lập nhóm dự án.

Các công cụ sử dụng phổ biến nhất trong bước này: Mô tả về dự án, cần mô tả rõ ràng những vấn đề mà nhóm tập trung cải tiến, thông tin về thành viên của nhóm dự án, mục tiêu của dự án và ghi nhận sự cam kết hỗ trợ thực hiện của những người liên quan.

Biểu đồ xu hướng (Trend Chart): Biểu thị trực quan xu hướng các lỗi, khuyết tật xuất hiện sau một thời gian. Bên cạnh đó, nhóm dự án có thể sử dụng các biểu đồ như: Biểu đồ cột, biểu đồ bánh... để mô tả trực quan hiện trạng về quá trình cần tập trung cải tiến.

Biểu đồ Pareto: Biểu thị trực quan mức độ tác động tích cực và tiêu cực giữa tác nhân đầu vào tới kết quả đầu ra hoặc mức độ khuyết tật.

Sơ đồ quá trình (Flow Chart): Cho biết cách thức hoạt động và trình tự các bước thực hiện của quy trình hiện tại.

Hình ảnh: chụp ảnh hiện trạng trước sau khi cải tiến (đối với các khu vực như: máy móc, kho tàng, dây chuyền sản xuất, hiện trạng bố trí mặt bằng...).

Giai đoạn đo lường và thu thập dữ liệu

Là giai đoạn đánh giá trên cơ sở lượng hóa năng lực hoạt động của quá trình. Trên cơ sở thu thập và phân tích các dữ liệu hoạt động chúng ta sẽ đánh giá được năng lực của công ty và trong toàn bộ dây chuyền sản xuất năng lực từng khâu như thế nào? Tại quá trình đo lường này chúng ta cần nhận dạng và tính toán các giá trị trung bình của chỉ tiêu chất lượng, các biến động có thể tác động vào quá trình hoạt động.

Mục đích của đo lường nhằm: Thiết lập nên phương pháp xác định năng lực hiện tại của quá trình so với mục tiêu chất lượng đạt tới; Thiết lập phương pháp xác định nguyên nhân vấn đề dựa trên dữ liệu thực tế.

Các bước thực hiện đo lường như sau: Xác định yêu cầu thực hiện cụ thể có liên quan đến các yêu cầu cốt yếu của chất lượng (CTQs); Lập sơ đồ quy trình (process map) liên quan trong đó xác định rõ các yếu tố đầu vào (Input/X) và đầu ra (Output/Y) và mỗi bước của quá trình cần thể hiện sự liên kết, những tác động của yếu tố đầu vào đến yếu tố đầu ra; Lập kế hoạch thu thập dữ liệu, bảng dữ liệu; Tiến hành đo lường và thu thập dữ liệu; 

Các công cụ có thể ứng dụng phù hợp nhất trong bước này bao gồm: Lưu đồ hay sơ đồ quá trình, để hiểu rõ quá trình hiện tại và tạo điều kiện cho nhóm dự án có thể xác định được các lãng phí tiềm ẩn. Biểu đồ nhân quả để định lượng mức tác động của mỗi yếu tố đầu vào dẫn đến sự biến động của các kết quả đầu ra. Phiếu kiểm tra: sử dụng để thu thập dữ liệu. Phương pháp lấy mẫu: sử dụng để lựa chọn mẫu dữ liệu khi thu thập.

Phương pháp thu thập dữ liệu: Thu thập dữ liệu là giai đoạn có ý nghĩa rất quan trọng đối với quá trình cải tiến. Tuy nhiên, việc thu thập dữ liệu thường tốn nhiều thời gian, công sức và chi phí. Do đó, cần phải nắm chắc phương pháp thu thập dữ liệu để chọn ra phương pháp thích hợp, làm cơ sở để lập kế hoạch thu thập dữ liệu một cách khoa học, nhằm đạt được hiệu quả cao nhất.

(责任编辑：Thể thao)