Có lẽ ai cũng đã từng trải qua cảm giác thất bại. Nhưng khi nói tới các dự án xây dựng trên phương pháp Lean Six Sigma,ĐểxâydựngthànhcôngmộtdựánLeanSixSigmaPhầkqbd bremen không có gì tồi tệ hơn là toàn bộ dự án thất bại. Các dự án này thường kéo dài vài tháng, liên quan đến cả một tổ chức lớn và tiêu tốn rất nhiều chi phí để thực hiện. Bất kể vì lý do gì, dự án thất bại cũng là một cú sốc lớn cho tất cả những người tham gia. 

Rút kinh nghiệm từ những doanh nghiệp đi trước sẽ giúp dự án Lean Six Sigma của bạn tránh được thất bại không đáng có. Ảnh minh họa

Tại Minitab, chúng tôi luôn nói chuyện với khách hàng và học viên của mình trong lĩnh vực này về cách họ cơ cấu tổ chức, hoàn thành dự án, công cụ đang sử dụng và những thách thức, rào chắn có thể gặp phải. Một lý do phổ biến nhất cho việc thất bại các dự án đó là các biện pháp giải quyết không được thực hiện kịp thời.

Khi tìm hiểu sâu hơn, kết quả thu thập được là có 3 lý do chính. Lý do phổ biến nhất là người giám sát quy trình không tham gia vào quá trình dự án ngay từ đầu.

Nếu cân nhắc đến cách xây dựng các sáng kiến cải thiện chất lượng – với một đội ngũ nâng cao chất lượng riêng biệt hoặc một bộ phận chịu trách nhiệm hoàn thành và thực sự “làm chủ” những dự án đang diễn ra ở công ty – thì sẽ rất dễ nắm bắt mức độ tham gia của một quản lý quy trình. Có thể họ bận công việc cá nhân, ít có thời gian để cống hiến cho dự án. Hoặc có thể vì nhiều lý do và quản lý quy trình không quan tâm đến dự án, hoặc muốn tìm một giải pháp riêng của mình hoặc đội dự án chịu trách nhiệm thi hành làm việc hiệu quả hơn người quản lý quy trình. Đó có thể là những lý do mà người quản lý quy trình không bao giờ thực hiện các giải pháp cấp bách.

Một ý kiến khác lại cho rằng có lẽ các giải pháp không được thực hiện là do nhóm dự án làm việc theo quy trình DMAIC, nhưng chỉ hoàn thành các giai đoạn xác định, đo lường, phân tích mà làm qua loa phần cải thiện hoặc kiểm soát. Nói cách khác, họ chỉ hoàn thành dự án chỉ với “DMA” của DMAIC và mong đợi người quản lý quy trình sẽ làm nốt phần còn lại.

Một số ý kiến khác thì cho rằng các giải pháp dự án không được thực hiện bởi sau khi nhóm dự án đã làm mọi công việc và xây dựng quy trình mới mà chỉ nhận được phản hồi: “Đây không phải những gì chúng tôi mong đợi” từ quản lý cấp cao. Người quản lý có thể gạt bỏ giải pháp dự án vì nó quá phức tạp, tốn kém, hay chỉ vì đó không phải phương án họ đưa ra.

Để bạn và nhóm dự án Six Sigma không mắc phải sai lầm này, có một cách rất đơn giản là tạo ra một điều lệ dự án kỹ lưỡng ngay khi bắt đầu mỗi dự án. Mỗi điều lệ dự án là một tài liệu, thường được hoàn thành trong giai đoạn xác định, thường là những câu hỏi cơ bản: 

• Tại sao dự án này lại quan trọng? 

• Ai chịu trách nhiệm cho sự thành công của dự án này? 

• Những dự án này có thể mang lại lợi ích gì? 

• Khi nào những lợi ích này bắt đầu tích lũy, và trong bao lâu?

• Nên tập trung nỗ lực cải tiến vào đâu? 

Các thông tin trong điều lệ dự án là rất quan trọng để đạt được cam kết của lãnh đạo trong việc cung cấp các nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án. Thậm chí đôi khi nó còn có thể phục vụ như sự chấp thuận từ quản lý để tiến về phía trước. Điều lệ dự án là một trong những công cụ truyền thông bắt buộc cho tất cả các bên tham gia dự án, vì vậy điều quan trọng là nó được viết một cách rõ ràng và chính xác, cũng như cập nhật thường xuyên những thay đổi trong tiến trình dự án.

Dưới đây là một ví dụ về điều lệ dự án có sẵn trong Quality Companion. Bạn sẽ thấy có lĩnh vực mà người quản lý quá trình chịu trách nhiệm nhưng cũng có lĩnh vực không có tên của họ:

Việc tham gia của người quản lý quá trình vào dự án đóng vai trò quan trọng trong việc thành bại của cả dự án. Ảnh minh họa

Hãy nhớ rằng, điều quan trọng là người quản lý quá trình phải tham gia vào dự án ngay từ đầu, bởi họ thường là những người có trách nhiệm thực hiện những giải pháp nhóm khi được đề nghị. Làm tốt phần điều lệ dự án là nền tảng vững chắc để dự án của bạn thành công.

Nguyễn Huyền

Ứng dụng Lean six sigma nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ ngân hàng

(责任编辑：Thể thao)