Nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước,ốhóatàiliệulưutrữbongdao tạo thuận lợi cho tổ chức, công dân trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ, TP Cần Thơ tập trung số hóa tài liệu lưu trữ. Trong đó, Chi cục Văn thư - Lưu trữ (VT-LT) TP Cần Thơ với vai trò trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của thành phố, đã có nhiều giải pháp xây dựng, hoàn thiện hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.

Các lưu trữ viên đang nhập dữ liệu lên hệ thống phần mềm để thực hiện số hóa tài liệu.

Theo ông Nguyễn Thanh Nhanh, Chi cục trưởng Chi cục VT-LT thành phố, việc số hóa tài liệu từ các văn bản giấy truyền thống sang lưu trữ điện tử là xu thế tất yếu. Đặc biệt, đối với tài liệu lưu trữ lịch sử vốn có số lượng lớn, việc số hóa sẽ góp phần bảo quản và khai thác tài liệu hiệu quả, tối ưu nhất. Do đó, từ năm 2015, UBND TP Cần Thơ đã ban hành Quyết định số 3069/QĐ-UBND phê duyệt chủ trương đầu tư dự án số hóa tài liệu phông UBND tỉnh Cần Thơ từ năm 1992 đến năm 2003, với tổng mức đầu tư gần 5 tỉ đồng. Theo đó, Chi cục đã số hóa 1 phông tỉnh Cần Thơ gồm 803 hộp tài liệu với 3.425 hồ sơ, tương ứng hơn 1,25 triệu trang tài liệu.

Hiện kho lưu trữ của Chi cục có 30 phông tài liệu; trong đó, đơn vị đã và đang tối ưu hóa (sắp xếp, chỉnh lý một cách có hệ thống) 6 phông tài liệu, tiến tới việc số hóa. Cụ thể, có 2 phông đã tối ưu hóa là phông Phong Dinh, Hậu Giang và đang tối ưu hóa 4 phông, gồm: Ban Thi đua - Khen thưởng, Tổ chức chính quyền (tỉnh Hậu Giang, tỉnh Cần Thơ và Sở Nội vụ TP Cần Thơ). Theo ông Nguyễn Thanh Nhanh, từ nhu cầu quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ, thứ tự ưu tiên số hóa là các tài liệu có giá trị sử liệu, tần suất khai thác cao để tránh khai thác từ bản gốc, tiết kiệm kinh phí, đồng thời đảm bảo phù hợp cơ sở vật chất, điều kiện về con người. Ông Nguyễn Đăng Khoa, Phó Trưởng Phòng Hành chính tổng hợp, cho biết, đi đôi với số hóa tài liệu, từ năm 2017, Chi cục đã đưa vào sử dụng hệ thống quản lý lưu trữ, trong đó có nhiều chức năng từ quản lý theo phông, theo loại hình; kế hoạch chỉnh lý, phân loại, biên mục in mục lục; cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu điện tử. Đặc biệt, chức năng khai thác trực tuyến cho phép tìm kiếm tài liệu, xem tài liệu trực tuyến, yêu cầu khai thác, sao chụp, chứng thực giúp lưu trữ viên giảm thời gian trích lục và công dân nhận tài liệu sớm hơn.

Theo lãnh đạo Chi cục VT-LT thành phố, để công tác lưu trữ ngày càng khoa học, hiệu quả hơn, hằng năm, Sở Nội vụ và Chi cục đều quan tâm đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức phụ trách VT-LT, bao gồm công chức, viên chức của Chi cục, các sở, ban, ngành và các quận, huyện, xã, phường, thị trấn. Qua đó, góp phần nâng cao kiến thức, kỹ năng, đáp ứng yêu cầu quản lý và thực hiện các nghiệp vụ về VT-LT điện tử của các cơ quan, tổ chức khi triển khai, xây dựng và phát triển chính phủ điện tử, chính phủ số.

Tuy nhiên, thực tế một số sở, ban, ngành địa phương chưa quan tâm đúng mức đến công tác VT-LT, như: chưa thường xuyên chỉnh lý tài liệu lưu trữ, cán bộ phụ trách lưu trữ còn kiêm nhiệm; chưa đầu tư xây dựng kho lưu trữ. Từ đó, ảnh hưởng không nhỏ đến công tác lưu trữ tài liệu ở các đơn vị, địa phương. Theo ông Nguyễn Thanh Nhanh, thời gian tới, thành phố tiếp tục đầu tư xây dựng kho lưu trữ với tổng diện tích hơn 7.000m2; sắp xếp, kiện toàn bộ máy ở Chi cục VT-LT thành phố và Trung tâm Lưu trữ lịch sử (đơn vị sự nghiệp trực thuộc Chi cục) nhằm đảm bảo công tác lưu trữ hiệu quả và khoa học hơn.

Về giải pháp căn cơ, Chi cục cũng đã xây dựng kế hoạch trình Sở Nội vụ tham mưu UBND thành phố ban hành Kế hoạch số 138/KH-UBND của UBND thành phố về triển khai thực hiện Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử các cơ quan Nhà nước giai đoạn 2020-2025” trên địa bàn TP Cần Thơ. Theo đó, Sở Nội vụ xây dựng quy trình nghiệp vụ lưu trữ tài liệu điện tử, làm đầu mối tích hợp tài liệu lưu trữ điện tử của các cơ quan, đơn vị vào kho lưu trữ lịch sử số; số hóa tài liệu lưu trữ, chuyển thông tin dữ liệu hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu (khi có yêu cầu); kiện toàn đội ngũ công chức, viên chức làm công tác VT-LT ở các sở, ban, ngành thành phố và các địa phương. Trước mắt, giai đoạn 2020-2023, thành phố tập trung hoàn thiện các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về lưu trữ điện tử; thống nhất việc lập hồ sơ điện tử và lưu trữ cơ quan trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành của UBND thành phố; song song đó là công tác đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực lĩnh vực này.